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Verfahrensdokumentation für System-Kunden des Mittelstandes

In Kooperation mit:

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Grundlagen:

Das Bundesministerium der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland hat eine Verwaltungsanweisung erlassen, die festgelegt hat, dass es die verpflichtende Aufgabe eines jeden Unternehmers und Freiberuflers ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD zu erstellen.

Die Verfahrensdokumentation muss vor Beginn einer Betriebsprüfung durch das zuständige Finanzamt bei demselben eingereicht werden. Erstmals im Jahr 2014 beschlossen, aber aufgrund von Abstimmungsbedarf nicht operativ umgesetzt, wurde am 28. November 2019 die Neufassung der GoBD veröffentlicht, welche seit dem 1. Januar 2020 in Kraft getreten ist und nun auch operativ von den Finanzämtern umgesetzt wird.

Reisender im Zug


Mögliche Konsequenzen, wenn Sie die Verfahrensdokumentation nicht vorlegen können:


Die Betriebsprüfung kann vom Finanzamt abgebrochen werden, wenn die Verfahrensdokumentation nicht vor Beginn der Betriebsprüfung vorgelegt wurde.


Besonders relevant ist die Verfahrensdokumentation im Falle wenn Guthaben zu Gunsten des Unternehmers/Freiberuflers bestehen, da der Abbruch der Betriebsprüfung gleichzeitig bedeutet,
dass dem Unternehmer/Freiberufler die Auszahlung des Guthabens verwehrt werden kann.


Im schlimmsten Fall kann dies zudem zu einer Strafanzeige durch die Steuerbehörde führen.
Hier ist für die Unternehmer und Freiberufler also Gefahr in Verzug.


Die Finanzämter erwarten die Überlassung der Verfahrensdokumentation nach GoBD vor Beginn der Steuerprüfung.

Die Erstellung der Verfahrensdokumentation liegt nicht im Pflichtbereich des steuerlichen Beraters.

Es handelt sich um eine Unternehmer-/Freiberufler-Pflicht im Rahmen der Unternehmensführung.

Schließlich geht es um Anforderungen zur Verfahrensdokumentation nach GoBD aus dem Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen.

Es handelt sich also vielmehr um IT-nahe Inhalte und Prozesse, die dokumentiert werden müssen, als um steuerrechtliche Fragen.

Deswegen ist es von größter Wichtigkeit, dass im Rahmen der Verfahrensdokumentation auch das DSGVO Management optimiert wird – nicht zuletzt, weil es sich auch dabei um eine Unternehmerpflicht handelt, die bei Nichteinhaltung zu Sanktionen und Strafen führen kann.

Finanzberatung

Wir wissen, dass die Verfahrensdokumentation fast alle Unternehmer vor große Herausforderungen stellt.

Es ist kompliziert, sehr undurchsichtig und man findet nur schwer einen Partner, der den Unternehmer an die Hand nimmt und gemeinsam mit ihm diese gesetzlichen vorgeschriebenen Hürden nimmt.


Wir sind genau dieser Partner
Wir begleiten Sie durch alle Prozesse, bis am Ende die optimalen Dokumentationen zu Ihrer Verfügung stehen.


Kostenlose Erstberatung
Das sogenannte onboarding Gespräch wird telefonisch oder via Video-Konferenz geführt. Es ist für Sie vollkommen kostenfrei und Sie verpflichten sich zu nichts. Wir nehmen erste Eckdaten auf und erläutern
Ihnen auf der eine Seite, welche Tätigkeiten notwendig sind und auf der anderen Seite, wie der Ablauf der
Beratung ist. Abschließend erhalten Sie Ihr individuelles Angebot und wir verabreden uns zu einem kostenlosen Folgetermin. In dem Folgetermin besprechen wir das Angebot und erst dann entscheiden Sie, ob wir zusammen arbeiten wollen.


Nur ein Ansprechpartner
Während des gesamten Prozesses haben Sie einen einzigen Ansprechpartner. Dieser Berater begleitet Sie durch den gesamten Prozess, koordiniert alle Online-Termine mit Ihnen und moderiert Video-Konferenzen, wenn Spezialisten auf unseren Fachabteilungen hinzugezogen werden müssen.

Digitalisierte Abwicklung

Sie können alle Themen bequem von Ihrem Schreibtisch erledigen. Die gesamte Beratung, sowie die Erstellung der Dokumentationen erfolgt online.


Konzeptionelle & individuelle Beratung
Unser Alleinstellungsmerkmal besteht darin, dass wir mit Ihnen nicht nur Listen ausfüllen, sondern dass wir aktiv mit Ihnen in die Beratung einsteigen. Wir ermitteln mit Ihnen den Ist-Stand, wir verbessern gemeinsam mit Ihnen Ihre Prozesse und wir schließen die Beratung erst ab, wenn alle Voraussetzungen für die valide Erstellung der Dokumentationen gegeben sind.


Dokumenten-Prüfung inklusive.
Zum Ende der Beratung übergeben wir Ihre Daten und erstellten Dokumentationen an unseren Kooperations-Steuerberater. Dort werden die Unterlagen noch einmal ausführliches geprüft und Sie
erhalten die Bestätigung, dass die Unterlagen einwandfrei sind. Staatlicher Beratungskostenzuschuss
Aufgrund dessen, dass wir Sie individuell und konzeptionell beraten, können Sie einen  Beratungskostenzuschuss in Höhe von bis zu 80% auf die Beratungskosten erhalten.
Der Fördermittel-Träger ist das Bundesamt für Wirtschaft & Ausfuhrkontrolle (BAFA).

Sie erhalten den Zuschuss am Ende der Beratung.


Treuhandkonto statt Vorkasse
Der Fördermittelträger hat verfügt, dass die Beratungskosten vor Auszahlung des Zuschusses beglichen sein müssen. Üblicherweise wird hier Vorkasse verlangt. Wir finden das Ihnen gegenüber
nicht fair, schließlich sollen Sie nur bezahlen, wenn Sie vollkommen zufrieden mit unserer Leistung sind. Deswegen haben wir den Treuhand-Service PAYLAX eingesetzt. Sie zahlen zum Beginn der
Beratung die Kosten auf das Treuhandkonto ein und wir erhalten das Geld erst, wenn Sie alle Leistungen freigegeben haben.


Nachsorge-Service
Die Verfahrensdokumentation ist ein lebendes Dokument. Ihr Unternehmen verändert sich und damit auch die Dokumentationen. Wir bieten Ihnen nach erfolgter Erst-Erstellung ein monatliches
Abonnement an. Somit zahlen Sie monatlich einen geringen Betrag und wir aktualisieren einmal pro Jahr all Ihre Dokumentationen ohne weitere Kosten.